Delegowanie zadań zarówno pracownikowi, jak i wirtualnej asystentce, jest kluczem do skutecznego wykonania zadania. Jak w takim razie komunikować polecenia? Na co zwracać uwagę?
O tym przeczytasz w tym wpisie!
Po pierwsze musisz wiedzieć, jakie zadania możesz oddelegować.
Jeśli ten punkt zrealizowałeś lub zrealizowałaś w czasie poszukiwań swojej wirtualnej asystentki, to delegowanie będzie dla Ciebie dużo łatwiejsze! Jeśli tego nie zrobiłeś, to spokojnie, wszystko jest do nadrobienia!
Spisz sobie wszystkie zadania, których chcesz się pozbyć. Może to być:
→ obsługa maila i kalendarza
→ zarządzanie mediami społecznościowymi
→ tworzenie raportu i analiz
→ wprowadzanie danych i organizacja dokumentów
→ wyszukiwania informacji…
Wskazówka: sporządź listę swoich obowiązków i oceń, które są zbyt czasochłonne, powtarzalne lub wymagają wsparcia, bo po prostu nie lubisz tego robić.
Określ jasne oczekiwania i cele.
Patrząc na zadanie pomyśl, jaki wynik chcesz osiągnąć? Czy ma to być pusta skrzynka odbiorcza z posegregowanymi wiadomościami? Czy potrzebujesz znaleźć mieszkanie w danej okolicy? Może chcesz skrócić czas reakcji na e-maile albo zwiększyć aktywność w social mediach?
Jaki masz cel? Do czego dążysz? Które zadania są pilne?
Przygotuj instrukcje dotyczące procesów.
Stwórz przewodniki lub listy kontrolne, które pomogą asystentce zrozumieć sposób pracy w Twojej firmie. Świetnym narzędziem są Loom lub Movavi, które pozwalają na nagrywanie ekranu. Jednak o tych programach będzie osobny wpis :)
Używaj narzędzi, takich jak Google Docs, Notion lub Asana, które nie tylko pomogą w zarządzaniu zadaniami, ale także pozwolą przechowywać informacje i dokumenty, które w przyszłości mogą się jeszcze przydać np. w momencie, gdy dojdzie inna wirtualna asystentka albo w sytuacji, gdy z rozstaniecie się z poprzednią. Wszystko jest możliwe i trzeba się na taką ewentualność również przygotować.
Komunikacja to podstawa!
Dobrym pomysłem są regularne spotkania. Pomaga to nawiązać więź, ale również pomaga to usystematyzować zadania, poukładać lub omówić różne sprawy. Wirtualne asystentki to często osoby bardzo empatyczne, takie które chętnie słuchają i są kreatywne. Być może w czasie rozmowy okaże się, że wpadniecie na jakiś pomysł, który rozwiąże Twój problem!
Burze mózgów są naprawdę wspaniałym narzędziem i mam wrażenie, że są często niedoceniane. A szkoda!
Dodatkowo ustalcie wspólnie sposób komunikacji, czy to będzie Slack, e-mail czy WhatsApp? Najlepiej, jakby było to jedno źródło komunikacji. Więcej nie potrzeba.
Wykorzystaj narzędzia do zarządzania zadaniami.
O tym już wspominałam wcześniej. Na rynku jest wiele fantastycznych programów i aplikacji, które ułatwiają zarządzać zadaniami. Umiejętne korzystanie z nich ułatwia proces, skraca czas i często pozwala na uniknięcie błędów i rażących opóźnień.
Aplikacje, z których ja często korzystam:
→ Asana (do organizacji projektów i delegowania zadań)
→ Google Workspace (do współdzielenia plików)
→ zamiennie Slack i Whatsapp (do bieżącej komunikacji).
Korzystanie z tego typu narzędzi ułatwia delegowanie i monitorowanie pracy!
Zacznij od małych kroków.
Dobrą praktyką jest przy wdrażaniu wirtualnej asystentki, delegować jej proste, rutynowe zadania. Wirtualna asystentka będzie mogła wczuć się w firmę, poznać zasady, jakie w niej panują, a ty poznasz ją i jej styl pracy.
W sytuacji, gdy wirtualna asystentka opanuje te zadania, możesz stopniowo zwiększać jej przydział zadań. Pozwoli ci to też na wzajemne budowanie zaufania przed przejęciem bardziej złożonych obowiązków.
Daj przestrzeń na pytania i inicjatywę.
Zachęć wirtualną asystentkę do zadawania pytań oraz proś, aby szczerze wyrażała swoją opinię i zgłaszała pomysły. Czasem jakiś proces można skrócić albo wdrożyć rozwiązania opierające się na AI. Wirtualne asystentki znają wiele programów i nowinek z nimi związanych :)
Monitoruj efekty i udzielaj regularnego feedbacku.
Kluczem do udanej współpracy jest komunikacja. Będę to podkreślać na każdym kroku! Praca zdalna, jest o tyle trudna, że nie widujemy się z naszym pracownikiem. Tak naprawdę klient nie wie, czy wykonuję swoje obowiązki należycie.
Warto znaleźć sobie sposób na kontrolowanie zadań, jakie oddelegowaliście swojej wirtualnej asystentce. I nie… asystentka nie obrazi się, jeśli będziesz prosił lub prosiła o szczegóły lub krótkie poinformowanie o stanie jakiegoś zadania.
Dobrą praktyką będzie również udzielanie konstruktywnej informacji zwrotnej np. co działa dobrze, a co wymaga poprawy.
Zadbaj o długofalową poprawę.
To ostatni punkt z mojej listy! Należy pamiętać, że mimo tego, że nie widzimy się na co dzień w biurze, to nadal pracujesz z człowiekiem :) Dlatego traktuj swoją wirtualną asystentkę tak, jak traktujesz pracowników w swoim biurze.
Zdalna współpraca polega na budowaniu relacji zaufania i wzajemnego szacunku.
Dodatkowo, jeśli zależy Ci, aby Twoja wirtualna asystentka rozwijała się w jakimś kierunku np. pracowała z bazami danych albo tworzyła piękne wykresy w Power BI, to możesz zaproponować jej kurs albo szkolenie. Jestem pewna, że większość wirtualnych asystentek ucieszy się z takiego szkolenia (na przykład ja!).
Każda wirtualna asystentka w Twojej firmie to biała karta, którą można doszkalać i nakierowywać. Z doświadczenia wiem, że większość wirtualnych asystentek chętnie się uczy i ma wiele umiejętności, które mogą się przydać w Twojej firmie. Czy taki pracownik się opłaca? Myślę, że tak!
Delegowanie zadań wirtualnej asystentce to inwestycja w rozwój Twojego biznesu. Jeśli Cię przekonałam, to skontaktuj się ze mną, aby dowiedzieć się, jak mogę Ci pomóc!
#wirtualnaasystentka #artykul #wirtualnaasysta #pracazdalna
Made with Bullet